Unieke leaseovereenkomst voor iPads en iPhones

´In het kader van circulaire economie zagen wij dat veel iPhone ’s op de pallet richting domeinen gingen en werden vernietigd. Dit moest toch beter kunnen gezien de aandacht voor duurzaamheid. Hiervandaan is het traject gestart. Juni 2019 hebben wij de eerste ideeën richting het DMT gestuurd. In het kader van duurzaamheid en bedrijfseconomische aspecten zou dit kunnen passen. De vraag daarbij is of het past binnen het huidige contract.´

Hoe is dat proces verlopen?

´Wij hebben een tweesporenbeleid aangehouden. Piet heeft zich beziggehouden met het eerste traject waarbij onderzocht werd of het leasen van devices mogelijk is, of het juridisch mogelijk is, en of het past binnen de huidige raamovereenkomst. De lease was niet expliciet benoemd, dus moesten wij dit met centraal contractmanagement afstemmen en zorgen dat er een allonge komt op het contract. Een allonge is een bijlage bij een rechtsgeldig document, zoals een contract, waarin enkele aanvullingen of correcties op de tekst in het oorspronkelijke document worden beschreven. Toen we de verduurzaming en financiële voordelen konden aantonen, werden ze steeds enthousiaster. Toen is men die allonge gaan maken.

Parallel aan dit traject heeft Marco zich verdiept in het security-traject. De belangrijkste vraag daarbij was of het “schonen” van een iPhone via de standaard reset-methode veilig genoeg gevonden wordt, zodat het toestel terug naar de leverancier kan aan het eind van de leaseperiode. Er mag immers geen data achterblijven. Samen met de security-afdeling is via een risicoanalyse goedkeuring gevraagd aan het interdepartementale CISO Beraad. Hierbij is ook gebruik gemaakt van een security audit door een extern bureau op het proces van schonen van IPhones en IPads. Dit was een interessant maar lang proces, wat uiteindelijk wel het benodigde resultaat heeft opgeleverd.

Marco pakt dus de technische kant op en ik de juridische. Op deze manier houden wij snelheid in het project.´

Eerste government deal voor Apple

´Niet alleen zijn wij de enige in Nederland, maar ook wereldwijd zijn wij de enige overheidsinstelling met deze overeenkomst. Na de contacten met Apple hebben wij gekeken of er vergelijkbare contracten voorhanden zijn. Dit bleek niet zo te zijn. Na overleg met Amerika is er een medewerker van Apple naar Amsterdam gekomen en die zei ook dat er nog nooit eerder een dergelijke overeenkomst is gesloten, omdat de overheid heel terughoudend is. De overheid is heel traditioneel en zij hebben nooit een leasemogelijkheid onderzocht. Marco en ik hebben ons hier niet door laten weerhouden. Door de organisatie mee te nemen in de nieuwe dienstverlening, is het uiteindelijk wel gelukt.

Doordat Apple-producten een hoge restwaarde hebben, geeft deze aanpak een financieel voordeel. Aan de andere kant gaan de toestellen langer mee, omdat deze een tweede leven krijgen doordat de toestellen weer de markt in gaan. Dan spreek je dus van circulaire economie. Afgekeurde toestellen worden nagenoeg door Apple uit elkaar gehaald. Dit gebeurt met behulp van slooprobots Daisy en David. Hierin is Apple ten opzichte van andere fabrikanten een voorloper!´

Hoe werken deze leaseovereenkomsten?

´De toestellen worden geleased via een tussenpartij van Apple. Eigenlijk verandert er niets voor de eindgebruikers. De toestellen worden voor een periode van 3 jaar uitgeleend aan onze klanten en na deze periode worden de apparaten vervangen door nieuwe.

Het oude apparaat moet als een collega uit dienst gaat, altijd terug. Het apparaat kan dan weer opnieuw ingezet worden of geretourneerd naar de leasemaatschappij. Het hangt ervan af in welke periode het apparaat zit in de leasetermijn. Deze nieuwe constructie brengt ons een financiëel en milieutechnisch voordeel waar wij hopelijk lang profijt van zullen hebben.´