Tekst Erna Roeleveld
Foto Wim van Beek
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) stond eind 2020 voor de uitdaging om zowel hun bedrijfskritische applicatie TOPdesk te upgraden als het systeem over te zetten naar een nieuwe Windows-server. Reden hiervoor was dat beide producten end-of-life waren en de leveranciers hun ondersteuning gingen beëindigen. Harriët Meijer, adviseur bij de afdeling Bedrijfsvoering/Informatie en ICT was nauw bij het project betrokken en doet enthousiast verslag.
In dit interview lees je hoe Harriët Meijer van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) als afnemer samen met SSC-ICT de ‘technische schuld’ wegwerkt en een cruciale applicatie upgradet.
SSC-ICT streeft met de transitie 10 ambities na, een daarvan is ‘Life Cycle Management (LCM) over alle systemen’. LCM betekent het toekomstvast bijhouden van systemen zodat we een stabiele infrastructuur krijgen met minder storingen en een security die structureel op orde is.
Samen met onze afnemers maken we de 10 ambities waar.
´Het hele traject verliep vanaf het begin ontzettend goed en makkelijk. Dat je denkt: appeltje-eitje, hoe kan dit? We hadden de juiste mensen aan boord en een zeer betrokken en ervaren SSC-ICT-projectleider. Alles wat wij van SSC-ICT voor de upgrade nodig hadden was op het moment suprême ook daadwerkelijk beschikbaar. Het liep als een zonnetje. Als klant zijn wij door deze aanpak enorm ontzorgd.´
Van TOPdesk versie 5 naar versie 10
´IGJ gebruikt TOPdesk bij de Frontoffice (voorheen Landelijk Meldpunt Zorg en Meldpunt) voor het vastleggen van ingediende vragen en/of klachten van burgers en zorgaanbieders. In totaal werken ongeveer 65 gebruikers met de applicatie. Eind 2019 adviseerde de leverancier van TOPdesk ons om de applicatie te upgraden naar een hogere versie omdat ze TOPdesk versie 5 op termijn niet meer zouden ondersteunen. Tegelijkertijd gaf SSC-ICT ons aan dat TOPdesk versie 5 nog draaide op een server waarvan de Windows-versie niet meer door de leverancier werd ondersteund. Vanaf dat moment liepen er twee projecten parallel aan elkaar: de upgrade van TOPdesk en het op een hoger niveau brengen van de onderliggende omgeving. In goede samenwerking met onze leveranciers SSC-ICT en TOPdesk en onze eigen organisatie hebben we dit voor elkaar gekregen.´
Van acceptatie naar productie
´SSC-ICT heeft voor ons, naast de oude omgeving, een acceptatie- en productieomgeving gebouwd zodat Frontoffice-gebruikers met TOPdesk versie 10 konden kennismaken en testen. Ondanks de grote overstap van TOPdesk versie 5 naar versie 10 waren de medewerkers erg enthousiast over de nieuwe versie. Na de geslaagde acceptatietests gingen we over op het implementeren van de applicatie in de productieomgeving. Op donderdagavond startten we met het overzetten van de data uit de oude omgeving naar de nieuwe omgeving en voerde de leverancier van TOPdesk de migratie uit. TOPdesk versie 10 was vervolgens op vrijdag om 12.00 uur beschikbaar. Gebruikers ontdekken nu steeds meer de mogelijkheden van het pakket en hebben behoefte aan extra informatie. Binnenkort krijgen Applicatiebeheer en een aantal key users hiervoor een specifieke training.´
Tips voor een geslaagde upgrade
´Zorg voor korte lijntjes met SSC-ICT en bereid de upgrade zorgvuldig voor zodat je tijdens de uitrol niet voor verrassingen komt te staan. Kijk goed naar wat je zelf kunt bijdragen aan een succesvolle upgrade. Zo vond ik het belangrijk dat we, juist in deze coronatijd, ook wekelijks een fysiek (via Webex) overleg hadden met alle betrokkenen om alles goed voor te bereiden. Leg daarnaast duidelijk aan SSC-ICT uit wat jouw bedrijfsbelang is en vraag of ze hierin willen meedenken. Voor ons was het bijvoorbeeld essentieel dat het systeem zo kort mogelijk uit de lucht zou zijn. Daarin heeft SSC-ICT goed meegedacht. Als afnemer moet je heel scherp hebben wat je wilt. Ook al is niet alles mogelijk, de wisselwerking met SSC-ICT is belangrijk. Door samen problemen op te lossen en ideeën te delen, kunnen we beiden veel leren.´
