Agile als middel voor modernisering van de infrastructuur

In de zomer van 2020 zat SSC-ICT midden in het transitieprogramma. Deze fase werd gekenmerkt door een structuurverandering van de dienstverlening. Een van de speerpunten was het grondig verbouwen van het technische landschap van SSC-ICT, wat noodzakelijk was om een beter onderscheid te kunnen maken tussen standaard- en maatwerkdienstverlening. Gedurende deze periode ontstond bij de Business Unit IT Infrastructuur Services (BIS) de behoefte om Agile te werken.

Sean van Koutrik werd in 2020 als ervaringsdeskundige benaderd om aan de slag te gaan met Agile bij SSC-ICT. Sean: ‘Tijdens het transitieprogramma van SSC-ICT ben ik gevraagd om als coach aan te haken. Hiervoor heb ik gecoacht bij andere organisaties, zoals Anthos, KLM, ASML en het UWV. Als onderdeel van het Agile werken kreeg ik intern de vraag om ook PI-events te organiseren. Dit is het planmatig houden van sessies waarbij de kwartaalplanning centraal staat. Ik heb toen aangegeven dat de organisatie daar nog niet klaar voor was, omdat er bepaalde voorwaarden zijn om dergelijke sessies te houden. Teams van medewerkers hebben begeleiding nodig van iemand die het eigenaarschap neemt (product owner) over een product. Er zijn aspecten gerelateerd aan houding en gedrag. Ook is er kennis nodig om processen te veranderen en te begeleiden. Toch hebben we besloten om te beginnen en gaandeweg uitdagingen aan te pakken. We zijn het gewoon gaan doen en hebben het organisch laten groeien.’

Agile Release Train

Sean vervulde in het begin verschillende rollen, waaronder die van Release Train Engineer binnen het zogenaamde Scaled Agile Framework. Dit raamwerk geldt als best practice om bij een organisatie als SSC-ICT het Agile werken in te voeren én op te schalen. Zo kunnen verschillende Agile teams, met elk hun eigen expertise, samenwerken aan een eindproduct. Dit gebeurt in de zogenaamde Agile Release Train (ART). De Release Train Engineer is als conducteur van de trein verantwoordelijk voor de samenhang tussen de verschillende wagonnetjes, waarbij de passagiers multidisciplinaire teams vormen. Ook monitort de Release Train Engineer de voortgang van de kwartaalplanning.

Vorig jaar zomer nam Jan van der Lingen (directiesecretaris BIS) de rol van Agile Release Train Engineer over van Sean. Jan legt uit: ‘De teams zijn interdisciplinair. Je treft er alles wat bij Infrastructuur werkt. Zo zijn er collega’s van storage, databases, monitoring, netwerken en de architecten. Deze teams zijn bezig met de digitale transformatie en werken aan een nieuwe infrastructuur die vele malen veiliger, maar vooral ook moderner is. Er wordt gewerkt aan een multi-cloud strategie, waarbij het voor ons niet uitmaakt of een applicatie in ons datacenter draait of bijvoorbeeld bij een commerciële partij. Wij zorgen ervoor dat de omgeving veilig en beheerd is en voldoet aan alle wet- en regelgeving. Dit noemen wij managed services. Dat is een ingrijpende verandering, omdat we de infrastructuur verbouwen en opnieuw neerzetten. Het is veel werk en dat kunnen we niet handmatig doen. Die verandering gaat dan ook verder dan alleen de techniek: onze collega’s gaan steeds meer met code werken en minder met de hand.’

Voorspelbaar werken

Het multidisciplinair samenwerken binnen de Agile Release Train betekent dat collega’s uit verschillende teams met elk hun eigen expertise een planning maken. Hoe weten ze dat een ‘onbekende’ collega in een bepaald tijdsbestek het werk kan uitvoeren? Volgens Agile-coach Sean is het een kwestie van afspraken maken. ‘Eerst gaat het erom dat het team erover nadenkt. Een supertechneut zegt dat een klusje in een uur af is, maar in de praktijk blijkt dit twee tot drie uur te duren. Een andere collega heeft misschien wel acht uur nodig voor hetzelfde klusje. En een nieuweling moet zich eerst inlezen en heeft twee dagen nodig. Je moet nooit schatten op de meest ervaren persoon, maar op het gemiddelde. Als coach vind ik het belangrijk dat de teamleden het gesprek daarover aangaan en het product afbakenen. Het is niet het doel dat ze exact de goede inschatting maken. Het doel is dat ze een inschatting maken en als het project klaar is, ervan leren. Agile betekent niet dat je sneller gaat werken, maar dat je voorspelbaarder gaat werken. En voorspelbaar zijn is een belangrijk doel om de klantwaarde te kunnen verhogen.’

Slechts een servertje?

Tijdens het derde PI-event van 2023 waren alle teams van de Agile Release Train twee dagen lang aanwezig om samen aan de slag te gaan met de kwartaalplanning van de moderniseringsslag van BIS. Wat opviel is dat veel stakeholders ontbraken. Volgens Jan is de beslissing bewust gemaakt om het event op slot te gooien, omdat de verwachtingen van de stakeholders niet correspondeerden met die van SSC-ICT. ‘Het beeld van infrastructuur is dat er een servertje staat en dat het dan klaar is. Dat ‘servertje’ hebben we zo opgeleverd en ingeschroefd, maar er komt een hele hoop bij kijken. We hebben een doel en dat is het leveren van een veilige, betrouwbare dienstverlening aan onze afnemers. Een nieuwe omgeving wordt niet zomaar gebouwd. Het is een structurele verbetering op allerlei vlakken, met name op het gebied van snelheid en veiligheid. Ik merkte dat onze teams niet de juiste gesprekken konden voeren, omdat de stakeholders dachten dat het PI-event een plek was om een verlanglijstje in te leveren. Maar dat is het niet. Het is een planningsevent voor de teams die er zijn en voor het werk dat we van tevoren hebben afgesproken voor het komende kwartaal. Dat op slot gooien is overigens een ingreep die ik heb gedaan, maar die eigenlijk niet Agile is. Als je Agile volwassen is en die van de stakeholders ook, dan zijn je stakeholders juist nodig om toegevoegde waarde te leveren. Er is nog wat groei vereist binnen de trein én de organisatie om dat te bewerkstelligen.’

Agile is de ingeslagen weg

Niet alleen vraagt Agile om een andere manier van samenwerken met de stakeholders, maar ook intern tussen de collega’s en hun leidinggevenden. Volgens Sean is het essentieel dat de teams binnen de Agile Release Train de ruimte krijgen om na te denken over de werkzaamheden die ze gaan verrichten. ‘Een team leren Agile te werken is helemaal niet zo moeilijk, maar om de sturende laag anders te laten denken wel. Hoe meer ze loslaten en uit handen geven aan het team, hoe makkelijker het team gaat werken. Het gaat erom dat een manager niet vertelt wat het team moet doen. Ze moeten visie en richting aangeven, en de vraag stellen hoe een vraagstuk kan worden opgelost. Overal waar je dat doet, zie je dat medewerkers zich prettiger voelen, omdat ze gehoord worden.’

Jan beaamt dit, al merkt hij wel op dat niet iedereen er gebaat bij is: ‘Er zijn zeker mensen die het volledig hebben omarmd en er veel plezier uit halen. Een van de grote krachten van Agile is dat er veel verantwoordelijkheid op teamniveau wordt belegd, waardoor de teams onderling echt het gevoel krijgen dat ze inbreng hebben. Het werkplezier neemt zichtbaar toe bij de collega’s die ervan houden. Er zijn ook collega’s die het niet zo leuk vinden. Je wordt toch uit je vertrouwde team gerukt, want je zit niet continu met mensen van je eigen discipline. Sommigen houden gewoon ontzettend van hun eigen stukje techniek. Agile vraagt toch om het zoeken van aansluiting bij andere disciplines, dat je hiervan leert en elkaar gedeeltelijk kunt vervangen. De keuze voor deze manier van werken is nu gemaakt. Dat is de ingeslagen weg en het begint zijn vruchten af te werpen. Dat is hartstikke mooi en maakt ons trots. Ik hoop dat het ook langzaam gaat groeien bij de andere business units van SSC-ICT’, aldus Jan van der Lingen.

Groei in samenwerking

Dat groeiproces heeft inmiddels vorm gekregen. Begin oktober, tijdens PI-sessie voor het vierde kwartaal is er naast de ART voor Modernisering een tweede Agile Release Train gestart: die van Klantlevering. Hierin werken teams van de Business Unit Infrastructuur Services (BIS) en de Business Unit Applicatie Services (BAS) intensief samen om klantapplicaties op te leveren. Door samen te plannen, belemmeringen transparant te maken en via korte communicatiekanalen kan SSC-ICT een hoger dienstniveau ontwikkelen. Sean: ‘In het verleden werd hier verzuild naar gekeken. Er was een duidelijk onderscheid tussen het infrastructurele deel en het applicatieve deel van onze klantoplossingen. Deze samenwerking brengt daar verandering in. Het is een spannende start. Net als met de eerste trein beginnen we niet vanuit een perfecte situatie met ingerichte teams en alle benodigde rollen vervuld. Maar de wil om te veranderen is er, dat is een goed begin.’