Afgeschreven laptops schonen: de puzzelstukjes vallen in elkaar

De managed laptops, tablets en telefoons die de rijksambtenaren dagelijks gebruiken gaan drie à vier jaar mee. Het met regelmaat vervangen van de apparaten is hard nodig, want de ontwikkeling van applicaties en security stelt continu verdere en stevigere eisen aan hardware. Hoe ouder een apparaat is, hoe slechter deze aansluit op de geldende eisen en waarborgen. Het vervangingstraject verloopt echter niet altijd even makkelijk. Levert de rijksambtenaar de telefoon op tijd in? Raken devices niet uit zicht in de soms complexe keten tussen gebruiker en leverancier? Waar valt winst te behalen? Radboud van Reusel en Piet Fischer zagen steeds meer puzzelstukjes in elkaar vallen en wisten uiteindelijk vele knelpunten op te lossen, door zelf de apparaten te gaan schonen. Maar dat ging niet zonder slag of stoot.

Hoe kwamen jullie op het idee om apparaten zelf te schonen?

Radboud: ‘In 2020 had de Auditdienst Rijk (ADR) verbeterpunten voor SSC-ICT op het gebied van materieel beheer. Eenvoudig samengevat: verbeter de processen en procedures om het risico om apparaten te verliezen in te dammen. Dat geldt vanaf het moment dat een, vanuit het vervangingskader afgeschreven device, ingeleverd moet worden tot aan de overdracht aan Domeinen Roerende Zaken (DRZ).’

Naar aanleiding van het rapport van de ADR is het balletje gaan rollen, volgens Radboud. De in afstemming met de ADR (her)ingerichte retourneer- en afstootstroom van devices bleek in de praktijk een zeer inefficiënte uitvoering op te leveren. ‘We werken bij Logistiek nu dus al een aantal jaar met een aangescherpte inrichting op basis van een ‘meer-dan-meer ogen-principe’. Het uitgangspunt is dat niet alleen alle apparaten weer netjes worden ingeleverd, maar dat ook bij alle interne afdelings- en statusoverdrachten de aantallen continu worden geverifieerd. Vervolgens moeten de apparaten via verzegeld transport richting DRZ tot op apparaatniveau traceer- en rapporteerbaar zijn. Dit gaat gepaard met gedetailleerd tellen, controleren en hertellen, begeleid met formulieren en leveringsbewijzen. Hier gaat veel tijd en frustratie in zitten. In de tussentijd was onze nieuwe CFO Simone Dobbelaar begonnen. Ik gaf haar een rondleiding binnen Logistiek. Tijdens het aan Simone uitleggen van onze processen bedacht ik me dat we het onszelf niet makkelijk hadden gemaakt met het verwerken van afgeschreven apparaten. Piet zag dit op andere fronten binnen SSC-ICT ook gebeuren, vanuit zijn rol als inkoper.’

Piet: ‘De goederen die wij van de leverancier krijgen zijn nieuw en leeg, zonder (gebruikers)data. Collega’s van SSC-ICT maken er vervolgens een managed device van. Na een aantal jaar is de apparatuur afgeschreven en wordt deze overtollig verklaard. Deze ‘overtollig’-status is bepalend voor het moment dat DRZ in beeld komt. Maar wanneer dit precies moet gebeuren bleek een interpretabel grijs gebied en dus rijp voor creatieve ontginning. Want wat houdt de term ‘overtollig’ precies in?’

Radboud: ‘Pas als de apparatuur ons pand verlaat en naar DRZ gaat, zijn het feitelijk overtollig verklaarde roerende goederen. Door de nog in eigen beheer zijnde goederen zelf te gaan schonen kregen we de sleutel in handen om zaken drastisch te versimpelen en richtlijnen op het gebied van security te blijven respecteren. Met andere woorden: end-to-end materieelbeheer onder ons eigen SSC-ICT-dak en daardoor een forse reductie van controle op controle.’

Waren er nog meer redenen om in huis te gaan schonen?

Piet: We kregen te maken met een incidentele behoefte voor tijdelijke werkplekoplossingen die niet met een managed apparaat beantwoord konden worden. Piet: ‘In ongeveer 98 procent van de gevallen voorziet onze dienstverlening goed. Maar er kwamen soms uitzonderlijke klantverzoeken binnen met een specifiek kortstondig karakter waar geschoonde devices een prima oplossing voor kunnen zijn. Denk aan een Managementdag of ander event.’

Radboud: ‘We konden naast veelal ‘nee-verkopen’ alleen maar antwoorden met een bestelling voor een nieuw device bij de leverancier. Dat betekent dat er een gloednieuw apparaat de halve wereld overvliegt naar SSC-ICT. Dat is een negatieve bijdrage aan onze footprint en is dus niet duurzaam. En vervolgens wordt zo’n apparaat maar een week of een maand ingezet.’

Naast deze incidentele klantbehoefte en het gebrek aan duurzaamheid, speelde ook security een cruciale rol in de beslissing om zelf te gaan schonen. Piet: ‘Op het gebied van security hebben we strikte regels. Een van die regels is dat het BIOS-wachtwoord van een managed device nooit met een andere partij wordt gedeeld. Dus DRZ krijgt dat wachtwoord ook niet. Zij kunnen niet zelf gaan schonen en een apparaat een tweede leven geven, want ze kunnen niet in het apparaat komen. Door al deze redenen vielen de puzzelstukjes in elkaar en wisten we dat we zelf moesten gaan schonen.’

Binnenwerk

Volgens Radboud heeft de goede relatie van de SSC-ICT-directie met Binnenwerk ook een rol gespeeld bij het mogelijk maken van intern schonen. Binnenwerk is onderdeel van O&P Rijk en geeft een rijksbrede invulling aan de Participatiewet. Zij laten mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt volwaardig onderdeel zijn van deze arbeidsmarkt. ‘Een gedeelte van ons schoningsproces leent zich hier uitstekend voor. Met wat actiegericht ondernemerschap aan de voorkant heeft onze directeur zijn gesprekken met Binnenwerk verder inhoud kunnen geven rondom nieuwe kansen bij de uitvoering van deze Participatiewet. Inclusie is een uiterst serieus onderwerp, dus op deze manier zijn we in staat om geschikt werk te bieden aan een groep nieuwe collega’s met een fysieke of psychische beperking. Dat heeft het proces om zelf te gaan schonen zeker een zetje in de goede richting gegeven’, aldus Radboud.

Hoe zijn jullie begonnen met schonen?

Piet: ‘We zijn heel veel gaan rondbellen met collega’s om te onderzoeken of het zelf schonen mogelijk was. Er stond nergens vastgelegd dat het niet mocht. Wij hebben vervolgens overlegd met DRZ. In het begin waren ze niet overtuigd, maar ze herkenden de gezamenlijke frustratie rondom het inefficiënte materieelbeheerproces. Belangrijkste is dat DRZ uiteindelijk overtuigd raakte van de kansen die het hen ook zou opleveren.’

‘En zo geschiedde’, vervolgt Radboud het verhaal. ‘We zijn klein begonnen met een laboratoriumschaal en kleine proefopstelling. Dus echt starten op nul en handmatig een usb-stick met speciale schoningssoftware koppelen aan een beperkt aantal laptops. Met de software werd de data op de apparaten op vier manieren compleet verwijderd. Zelfs het besturingssysteem. Dat was heel gaaf, motiveerde en gaf veel voldoening. Het resultaat was dat we een aantal concrete, afwijkende incidentele verzoeken konden ondersteunen. Bijvoorbeeld de Managementdag van SSC-ICT, die mede hierdoor een succes is geworden.’

Gaat het om veel apparaten?

Piet: ‘Uiteindelijk gaat het op jaarbasis om honderden geschoonde apparaten, die je tijdelijk aan een gebruiker of directie ter beschikking stelt voor een incidentele situatie of behoefte. Dat is nog steeds een schijntje als je het vergelijkt met de 30.000 apparaten die we jaarlijks vervangen. We hebben nu standaard 150 geschoonde apparaten op voorraad liggen. Als er een klantvraag is dan kunnen we iets bieden. Het is een kwestie van een lange adem en doorzetten. ‘Het schonen’ brengen we nu naar een volgende fase. Hierin gaat, samen met inkoop en de leverancier(s), de juiste contract- en licentievorm gevonden worden voor de huidige functionele behoefte. Dit wordt compleet gemaakt met de juiste afspraken, verwachtingen en randvoorwaarden. Pas dan kan er maandelijks gestructureerd worden geschoond.’

Hoe zijn de geschoonde apparaten tot nu gebruikt?

Radboud: ‘Het gaat om kortstondige, incidentele behoeftes binnen SSC-ICT en vanuit het verzorgingsgebied. Geschoonde laptops zijn bijvoorbeeld gebruikt tijdens een workshop over ethisch hacken en bij een Managementdag waar een speciale serious game was ontwikkeld. Het bekendste voorbeeld is de inzet van geschoonde laptops door de Kiesraad voor de Tweede Kamerverkiezingen afgelopen november. Zij zochten een oplossing voor hun werkplekbehoefte, uitgerust met eigen specifieke software.’

Toch betekent dit volgens Radboud en Piet niet dat een geschoonde laptop een variant gaat worden van de managed werkplekdienstverlening van SSC-ICT naar afnemers en rijksambtenaren. Radboud: ‘Het gaat om totaal verschillende situaties en is bedoeld voor hele andere doeleinden. De geschoonde apparaten voorzien in een kortstondige, incidentele behoefte waarbij het niet mogelijk is om een managed device in te zetten. Daarnaast verlenen we ook geen service op deze apparaten en worden ze na de korte periode, bijvoorbeeld een dag of week, weer ingeleverd. Zie het als een match tussen een behoefte en het toch al aanwezig hardware aanbod, alvorens de apparaten naar DRZ gaan voor een verdere bestemming. Gedachten en gesprekken over eventuele beprijzing en mogelijke verdiensting zijn inmiddels opgestart’.

Beide heren kijken ook vooral naar het grotere plaatje. Piet: ‘Op de lange termijn zijn er heel veel mogelijkheden. Niet alleen door een paar geschoonde laptops bij een Kiesraad of speciale workshop te gebruiken. Scholen en stichtingen zijn er ook bij gebaat. Bijvoorbeeld Stichting Allemaal Digitaal. Dit is een initiatief van publieke en private partijen om laptops en tablets in te zamelen, zodat zoveel mogelijk (digitaal) laaggeletterden mee kunnen doen in de samenleving. Digitale toegang is nu eenmaal een basisbehoefte. We zouden met het schonen van onze afgeschreven laptops in theorie kunnen bijdragen, en wellicht voorzien, in hun jaarbehoefte. Zo gaan heel veel luikjes open op plekken waar ze snakken naar digitale toegankelijkheid.’

Welke boodschap hebben jullie voor de lezer?

Radboud: ‘We willen met ons verhaal vooral meegeven dat iedereen heel veel kan bereiken door vooral ‘om te denken’, oftewel door van een in eerste instantie probleem of onmogelijkheid, juist een mogelijkheid te maken. Zelfs binnen alle muurtjes van de Rijksoverheid. Wij vinden het leuk om aan de basis te staan van iets wat ogenschijnlijk intern georiënteerd was, maar wat uiteindelijk zo veel mogelijkheden biedt op andere plekken.’ Piet beaamt dit. ‘Accepteer geen ‘nee’ of ‘kan niet’. Doen ze dit toch aan de telefoon? Gewoon opnieuw bellen en uitnodigen voor een bak koffie. Neem ze mee in je overtuigende verhaal en probeer het voor elkaar te krijgen. Het geeft veel energie en voldoening.’