Samenwerken met MS Teams

Alle functionaliteiten binnen één programma

MS Teams is een communicatie- en samenwerkingsplatform van Microsoft. Met MS Teams kun je op een eenvoudige manier met collega’s communiceren en samenwerken. Zo kun je op één platform chatten en videobellen met collega’s of externen, laten weten dat je bezet of afwezig bent, samen aan documenten werken en je werkomgeving personaliseren met apps.

Gebruikersadoptie

MS Teams is een andere, nieuwe manier van samenwerken. Het project Gebruikersadoptie begeleidt gebruikers tijdens het leren werken met MS Teams. Tamara Vellema (programmamanager Gebruiker Centraal) en Irina Zijlstra-Sedletska (projectmanager) vertellen hoe dit in z’n werk gaat. Tamara: ‘MS Teams geeft ons veel mogelijkheden om efficiënter te kunnen samenwerken. Voor veel gebruikers zal de overstap naar MS Teams even wennen zijn. Maar de activiteiten van het project Gebruikersadoptie zijn erop gericht om gebruikers bewust te maken van het feit dat dit nieuwe werken hun werkzaamheden én het samenwerken gemakkelijker maakt, en hen daarin ook ondersteunt. Bijvoorbeeld door het aanbieden van trainingen, hulp van Digicoaches en door het delen van tips & tricks. Daarnaast werken we ook aan bewustwording; met een korte film willen we gebruikers bewust maken van de voordelen van MS Teams.’ 

Tamara: ‘Vanuit het project Gebruikersadoptie adviseren wij in het zoeken naar een passende training voor de gebruikers. Het is belangrijk dat iedere gebruiker op zijn eigen manier kan leren en ervaren in MS Teams. Tijdens de uitvoering van het project bieden we een communicatieplan aan ter ondersteuning van onze afnemers en betrekken we ze bij het proces. Zo heeft elk departement een adoptieteam samengesteld dat bestaat uit collega’s met verschillende expertises, zoals communicatieadviseurs, inhoudelijk experts en pilotdeelnemers. Het doel is om de adoptie van MS Teams voor iedereen zo goed mogelijk te laten verlopen.’

Veel inzichten door pilot

Irina: ‘Onlangs zijn we met ruim tien groepen van de verschillende departementen en SSC-ICT gestart met de pilot in MS Teams. Door met opdrachten – zoals bijvoorbeeld het starten van een chatgesprek of het aanmaken van een kanaal – aan de slag te gaan, ervaren de pilotdeelnemers hoe het is om in MS Teams te werken. Al snel merken ze dat het in MS Teams draait om eenvoudig en transparant met elkaar communiceren. Het kernprojectteam van SSC-ICT ondersteunt hierin. We merken dat het installeren en werken met MS Teams niet altijd vlekkeloos verloopt. Maar op basis van de feedback die wij ontvangen van de deelnemers – waar we erg blij mee zijn! - kunnen wij de producten van het adoptieplan verbeteren voordat de uitrol start. Op deze manier werken we samen aan een succesvolle adoptie.’

Strategie bepalen met de klant

Tamara: ‘In september zijn we verder gegaan met strategisch overleg met onze afnemers en bepalen we een strategie om de uitrol zo goed mogelijk te laten verlopen. Afnemers hebben hier ook een duidelijke stem in. Dat is ook goed, want uiteindelijk zijn zij straks verantwoordelijk voor MS Teams binnen het eigen departement. Ook worden er overleggen gepland met adoptiemanagers, communicatieadviseur en de inhoudelijk experts van de adoptieteams van de departementen. Hierin komen verschillende onderwerpen aan bod, zoals: bewustwordingsvideo MS Teams, Data in MS Teams, Informatiebeveiliging, etc. Bij bepaalde onderwerpen wordt ook het projectteam van Raymond Krop betrokken. Dat team is verantwoordelijk voor de technische implementatie en het security traject. En uiteraard werken we ook nauw samen met de leverancier. Een samenwerking met klanten en een externe partij is vrij uniek. Het brengt soms onzekerheden met zich mee, maar bovenal zijn we gedreven om de uitrol succesvol te laten verlopen.’

Vragen

Heb je een vraag over gebruikersadoptie MS Teams? Stuur dan een mailtje naar SSC-ICTMSteamsadoptie@minbzk.nl.