Co-creatie: hoe hackathons alle schakels van een ketenproces koppelen

Waarom een hackathon?

Wouter: 'Via een hackathon wordt een aantal dagen ketenbreed gewerkt aan een onderwerpsgebied binnen het Leonardo-applicatielandschap. Leonardo is de implementatienaam van het financiële systeem van JenV. Dit bestaat uit meerdere applicaties, vandaar de term landschap. Er is tijd en ruimte in de agenda's vrijgemaakt om met alle partijen de kennis, kunde en applicaties in ons landschap verder te brengen en de totale klantervaring te verbeteren. We analyseren knelpunten, pakken het laaghangend fruit en zijn parallel bezig met een fit-gap voor de (middel)lange termijn. Een fit-gap houdt in dat er gekeken wordt wat er wel en niet gedaan kan worden met de beschikbare tools; kan het systeem wat we willen? Ketenbreed betekent dit de vertegenwoordiging van alle schakels van een ketenproces binnen het Leonardo-applicatielandschap. Van eindgebruiker bij het Openbaar Ministerie tot aan een ontwikkelaar vanuit SSC-ICT. Én alle schakels daartussen.'

Hoe is de hackathon tot stand gekomen?

Roland: 'In 2022 heeft de afdeling DFEZ SSC-ICT gevraagd om deel te nemen aan hackathons, waarin we een onderwerp of thema kozen binnen het systeem Leonardo (bijvoorbeeld rapportages of crediteurenbeheer). De bedoeling was om mensen vanuit verschillende rollen bij elkaar te zetten om zo snel tot nieuwe inzichten te komen. Dit leidde uiteindelijk tot zinvolle voorstellen om de functionaliteit van Leonardo gericht te verbeteren.'

Hoe bereid je zo’n evenement voor?

Wouter: 'Er komt veel kijken bij de organisatie. Bepalen van een actueel thema, het zoeken van de juiste mensen bij dat thema en zorgdragen dat alle ketenschakels vertegenwoordigd zijn. Het is essentieel dat deelnemers alle dagen meedoen en vrijgespeeld zijn van andere werkzaamheden. Ook halen we vooraf input op rond het thema, die goed doordacht en gedetailleerd moet zijn, zodat we snel aan de slag kunnen. Het kost veel tijd als je tijdens een hackathon alle input verder moet verduidelijken. En denk verder aan de praktische dingen als het vinden van een geschikte ruimte, goede apparatuur en het verzorgen van een lekkere lunch. Veel daarvan is voor de deelnemers onzichtbaar, maar er zit veel werk in de voorbereiding om tijdens de hackathon alles soepel te laten verlopen.'

Waarom zijn jullie met co-creatie aan de slag gegaan?

Wouter: 'Omdat we met co-creatie meer bereiken. Dat is ook niet gek: er is veel expertise binnen het Leonardo-applicatielandschap, maar de ketens zijn ook groot, complex en organisatie-overstijgend. We kunnen niet altijd alles vanuit een individuele ketenschakel overzien. Door actief samen te werken met SSC-ICT en de gebruikelijke keten-volgordelijkheid los te laten, kweken we begrip voor elkaars uitdagingen, begrijpt iedereen eerder wat er speelt en zijn we sneller bij de kern. Die kern is dat we begrijpen wat ons afhoudt van de oplossing van een probleem. En dat alles draagt bij aan de doelstellingen van een hackathon.'

Wat is de rol van SSC-ICT geweest?

Roland: 'Onze bijdrage was onze kennis van het systeem, waarbij wij aangaven welke mogelijkheden de applicatie bood om aan de wensen van de business tegemoet te kunnen komen. Hierbij hebben we de eindgebruikers – die deelnamen aan het evenement – geholpen om tot zinvolle verbeterwensen te komen. DFEZ - onze klant (waaronder Wouter van Dijke) - coördineerde de hackathons, nodigde de eindgebruikers uit, begeleidde het proces en had ook zelf een inhoudelijke rol van centraal functioneel beheer en business architect. DFEZ bewaakte de uitgangspunten van de hackathon, en de uniformiteit.'

Hoe kijken jullie terug op het evenement?

Wouter: 'Bijzonder goed! We hebben onze eerste hackathon in oktober 2021 gehouden. We zijn inmiddels een jaar verder en hebben er al vier gehouden - en tot een goed einde gebracht! Omdat je fysiek met elkaar in een ruimte zit, is het makkelijker uit te vragen wat er nu echt speelt en waar knelpunten liggen. Door met verschillende disciplines aan tafel te zitten zorg je voor een diversiteit aan kennis en kunde in de zaal. Door gezamenlijk aan elkaars casussen te werken krijg je meer begrip voor de verschillende stakeholders in de keten. Daarbij is het ook echt leuk! Je leert nieuwe collega's kennen, bent even weg van de eigen werkplek en werkt samen aan een probleem. De terugkoppeling vanuit de deelnemers is dan ook veelal positief.'

Wat heeft het project opgeleverd?

Roland: 'Deze hackathons leverden veel zichtbaarheid op voor SSC-ICT.'

Wouter: 'Een hoop! Denk aan tips om de applicatie(s) nog beter in te zetten: er zijn niet altijd systeemaanpassingen nodig, maar een simpele uitleg of aanpassing aan een werkinstructie kan al winst betekenen. Gebruikerswensen toetsen we direct aan de kaders van de applicatie, waardoor we direct de haalbaarheid inschatten en kunnen bouwen aan de oplossing. Daarnaast gaan wij in de toekomst steeds meer op deze wijze werken en is een hackathon vast een kennismaking met ketenbreed werken. We zien dankzij co-creatie de muurtjes tussen ketenschakels steeds verder vervagen, wat in onze ervaring de kwaliteit steeds verder verhoogt. We kijken er naar uit om ook in 2023 samen met SSC-ICT te werken via hackathons.'