Duurzamere dienstverlening is het doel

Voor de term ‘duurzaamheid’ worden verschillende definities gehanteerd. Een algemeen erkende definitie staat in het Brundtland-rapport (1987). Dit rapport riep voor het eerst op tot duurzame ontwikkeling. Hierin staat dat ‘duurzame ontwikkeling de ontwikkeling is die tegemoetkomt aan de noden van het heden zonder de behoeftevoorziening van de toekomstige generaties in het gedrang te brengen.’

De R-ladder

‘Alles wat wij binnen SSC-ICT verstaan onder duurzaamheid kun je herleiden tot de zogeheten R-ladder,’ legt Josien uit. ‘Deze aanpak is algemeen bekend binnen de Rijksoverheid en hebben wij in 2023 gepresenteerd tijdens de leveranciersdag (zie afb. De R-ladder van SSC-ICT). Het is onze kapstok waar we alles met betrekking tot duurzaamheid aan ophangen. Met de R-ladder willen we een bijdrage aan de klimaatdoelstellingen uit het Klimaatakkoord van Parijs leveren. Als overheid in het algemeen en ons ministerie (Binnenlandse Zaken, red.) wil daarin specifiek het goede voorbeeld geven,’ stelt Josien. 

De eerste voet op de ladder

In 2021 werd Ebbing Osinga – toenmalig manager Inkoop-, Contract- en Licentiemanagement (ICL) – gevraagd door CEO Joop Groen om alle rijksbrede informatie over duurzaamheid te verzamelen. Deze opdracht had als doel om het duurzaamheidslandschap in kaart te brengen. Zo kon naderhand de positie van SSC-ICT – en de daarbij behorende verduurzamingsmaatregelen – bepaald worden. Een groot deel van de dienstverlening die SSC-ICT levert, wordt bepaald door de inhoud van de overeenkomsten met leveranciers. Josien licht toe: ‘De hardware en de software die wij inkopen heeft een sterke link met hoe wij kunnen verduurzamen. In die verduurzaming zijn wij enorm afhankelijk van wat de leveranciers in de markt doen. Zodoende kwam Joop bij ICL terecht.’

Josien is - voordat zij in 2021 bij SSC-ICT begon als contractmanager – bij de TU Delft betrokken geweest bij een aantal verduurzamingsprojecten. 'Het was dan ook een logische stap voor mij om naast mijn reguliere werkzaamheden een ambassadeur te worden voor duurzaamheid binnen SSC-ICT.’

De opdracht

In eerste instantie bestond de opdracht uit het vergaren van beschikbare informatie over duurzaamheid. Een ‘project Duurzaamheid’, zoals dat nu bestaat, was er nog niet. Josien: ‘Ik ben een net uit gaan gooien en op gaan halen. Ik wilde mensen leren kennen, een netwerk opzetten en onderzoeken wat er rijksbreed en binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken al speelde op het gebied van duurzaamheid. Van daaruit moest er een plan komen voor de verduurzaming van SSC-ICT.’ Hoewel het zwaartepunt hierbij lag op het verduurzamen van de dienstverlening, werd er ook gekeken naar de organisatie. Hoe is het woon-werkverkeer van medewerkers ingericht? En wat levert hybride werken aan eventuele besparing op?

Josien had veel contact met het rijksbrede Denk Doe Duurzaam. Maar ook sprak zij met andere uitvoeringsorganisaties binnen de Rijksoverheid die al aan het verduurzamen waren, zoals FMHaaglanden en het Rijksvastgoedbedrijf. ‘Daarnaast was er een werkgroep Verduurzaming ICT Rijk, waar stakeholders van allerlei departementen eens per kwartaal samenkwamen om te kijken hoe we als Rijk de ICT konden verduurzamen.’ Ook deed SSC-ICT mee aan de audit voor de CO2-Prestatieladder. Deze helpt organisaties om hun CO2-uitstoot inzichtelijk te maken en te verminderen.

Een nieuwe functie

Na het vergaren van informatie kwam er een plan van aanpak. ‘Hierin concludeerden we a: dit is een serieus en omvangrijk onderwerp, b: dit moet je projectmatig aanpakken, en c: wil je verduurzaming als organisatie écht laten slagen, dan moet iemand dit ‘dedicated’ gaan doen.’ Na advies van de CFO werd besloten dat duurzaamheid een project werd onder de transformatie (het plan voor organisatieontwikkeling binnen SSC-ICT, red.). Er kwam projectbudget en zo kon er een vacature uitgezet worden voor een projectmanager. Josien droeg haar ambassadeurspet over aan de nieuwe projectmanager en volgde Ebbing in 2023 op als afdelingsmanager.

In september 2023 startte Romano Nagesar als nieuwe projectmanager Duurzaamheid. ‘Ik haal voldoening uit een gezonde planeet,’ vertelt Romano. ‘Ik heb een achtergrond in IT en psychologie. Verduurzaming is ook gedragsverandering en daarvoor kan ik mijn ervaringen binnen de psychologie gebruiken. Ik ben een tevreden mens als ik daarmee een steentje bijdraag aan de maatschappij. Duurzaamheid is relatief nieuw binnen SSC-ICT. We hebben experts nodig. Niet alleen voor nu, maar ook voor komende jaren.’

De opdracht 2.0

De opdracht voor Romano is in grote lijnen hetzelfde als die van Josien. ‘Het verschil zit ‘m natuurlijk in de tijd die intussen verstreken is,’ legt Romano uit. ‘SSC-ICT heeft in de afgelopen jaren verschillende initiatieven ingericht rondom duurzaamheid, die nog niet speelden toen Josien in 2021 begon met het verzamelen van informatie. Mijn rol als projectmanager is dat ik met het project meer structuur geef aan onder andere de reductie van uitstoot van CO₂ en grondstofgebruik. Daarbij bewaak ik de doelstellingen uit het projectplan, waarvoor Josien de basis heeft gelegd. Een van die doelstellingen is dat we duurzaamheidsmaatregelen realiseren die aansluiten bij eerder bereikte doelen. Daarbij hoort ook rapportage richting onze afnemers.’

Nulmeting

Om te weten welke duurzaamheidsmaatregelen binnen SSC-ICT nodig zijn, komt er in 2024 een nulmeting. Romano: ‘De nulmeting bepaalt de footprint (CO₂-voetafdruk) van onze organisatie en richt zich op onze eigen bedrijfsvoering én op de dienstverlening naar onze klanten toe. Het uitvoeren van zo'n nulmeting geeft het project Duurzaamheid een vertrekpunt waarop we de benodigde duurzaamheidsmaatregelen kunnen baseren. Die kunnen we dan ook meten en koppelen aan de nulmeting, zodat we resultaten kunnen vergelijken.’

Een extern adviesbureau zal deze nulmeting uitvoeren en advies geven over de verduurzamingsmogelijkheden. ‘Daarbij hanteren we ook de R-ladder,’ legt Romano uit. ‘Door de ladder te combineren met de resultaten uit de nulmeting, kunnen we circulair gaan werken.

CO2-prestatieladder

Naast de R-ladder wordt ook gebruik gemaakt van de CO2-Prestatieladder als meetinstrument. Deze ladder helpt om gestructureerd te sturen richting een klimaatneutrale bedrijfsvoering en uitvoering. De ladder bestaat uit 5 treden. De eerste 3 treden richten zich op de CO2-uitstoot van de eigen organisatie. Trede 4 en 5 richten zich ook op de uitstoot in de ketens van leveranciers en klanten. Romano: ‘SSC-ICT staat nu op trede 3, maar de ambitie is om snel naar trede 4 door te groeien.’ 

Josien vult aan: ‘Bij de stap naar trede 4 komt intern én extern een stuk gedragsverandering en bewustwording kijken. Dat traject is een stuk moeilijker en een stuk tijdrovender dan trede 3. Uiteindelijk bepaalt de klantenraad – bestaande uit CIO's van diverse departementen waaraan wij service verlenen – wat er opgenomen wordt in onze producten- en dienstencatalogus (PDC). Denk bijvoorbeeld aan de keuze van de mobiele telefoons die wij leveren. Wat wij als SSC-ICT kunnen doen is – naast het weergeven van de prijs in de PDC – ook aangeven hoe duurzaam een apparaat is. Zo kan de klant een beter geïnformeerde keuze maken.’

'Een mooi voorbeeld van een groot resultaat dat we geboekt hebben, is het contract dat we nu met Apple hebben.'

Geboekte resultaten

Moet SSC-ICT als dienstverlener ook niet zelf duurzamere opties aanbieden, of laat de organisatie dat nu voornamelijk van de klantvraag afhangen? ‘Nee, daar hebben wij zeker een rol in,’ beaamt Josien. ‘Een mooi voorbeeld van een groot resultaat dat we daarin al geboekt hebben, is het contract dat we nu met Apple hebben. Dit contract houdt in dat we de iPhones, iPads en de MacBooks niet meer kopen, maar leasen of huren van Apple. Apple heeft nog nooit zo'n contract gesloten, wij zijn daar echt uniek in.’ Het betekent ook dat de apparatuur na inname geschoond en retour geleverd wordt aan Apple. Daarna worden de apparaten uit elkaar gehaald. Zeker 16 onderdelen worden hergebruikt of duurzaam afgevoerd. De apparatuur wordt dus niet meer meteen vernietigd, en zo worden er al duurzaamheidsmaatregelen getroffen binnen de keten. De eerste resultaten zijn positief. ‘Daar waar wij eerst kosten aan Domeinen Roerende Zaken moesten betalen voor het vernietigen van apparaten, krijgen wij nu van Apple geld terug,’ vertelt Josien trots. 

Op leverancier Samsung wordt door SSC-ICT druk uitgeoefend omtrent het inrichten van een retourproces voor apparatuur. ‘Samsung is daarin nog niet zo ver als Apple, maar wij hebben wel de ambitie om ook met Samsung te gaan werken aan een stuk verduurzaming,’ vertelt Romano. ‘Een ander voorbeeld zijn de (data)schijven die gebruikt worden in het Overheidsdatacenter,’ zegt Josien. ‘Daarvan gaf de leverancier aan dat we deze beter zelf konden houden, aangezien deze er niks meer mee kon na inname. Die schijven maken we inmiddels zelf schoon en zetten we binnen de organisatie weer in.’

Ook is er het initiatief tot het schonen van laptops. Josien: ‘Dit is nu nog een kleine pilot, maar als deze succesvol is gaan we dit initiatief uiteraard grootschaliger inzetten.’

Individuele bijdrage

Binnen SSC-ICT is er al langere tijd een retourbeleid vanuit lifecycle management. ‘In coronatijd zijn heel veel apparaten uitgegeven, waarbij niet de vraag is gesteld om de oude telefoon of laptop in te leveren. Dat kon toen niet in verband met het verplichte thuiswerken. Naderhand hebben we opgeroepen om oude apparatuur in te leveren. In het begin was dat een succes, maar er zijn nog heel veel mensen die nog een telefoon in een la hebben liggen. Door het inleveren van oude apparaten draag je zelf bij aan de verduurzaming.’

Duurzame dromen

Een plan dat nog in het beginstadium verkeert, is het verduurzamen van de werkplek. ‘Ik ben in overleg met een collega die gaat over de inrichting van de werkplek,’ vertelt Romano. ‘Het zou prachtig zijn als een gebruiker bij het opstarten van de laptop kan zien hoe duurzaam de werkplek is. Hoe duurzaam ga je om met de laptop, hoeveel energie heb je de vorige week verbruikt, wat heb je eventueel anders gedaan om je verbruik te verminderen? HP – de leverancier van onze managed laptops – heeft als doelstelling om de groenste werkplek van Nederland te worden. HP wil de Rijksoverheid graag betrekken bij deze plannen, en uiteraard willen wij helpen.’

Natuurlijk is het mooi om te dromen over een duurzame toekomst, maar Josien benadrukt dat niet onderschat moet worden hoe lastig het is om sommige zaken te veranderen. ‘Dat zie je al met het retourneren van apparatuur en hoe moeizaam dat gaat,’ vertelt Josien. ‘Gedragsverandering is een ingewikkelde kwestie. Kijk naar hoe we binnen de overheid data opslaan. Uit rapporten van o.a. Gartner komt naar voren dat datastorage energie vreet. Tegelijkertijd moeten we een open overheid zijn, en moet alles dus worden bewaard. Maar dat doen we vaak niet één keer, of op één plek, maar meermaals op verschillende locaties. Die opslag genereert heel veel uitstoot. Maar dat is een mammoettanker die je niet zomaar van koers verandert binnen de hele overheid.’

‘Veel processen kunnen efficiënter en dus duurzamer worden ingericht,’ stelt Josien. ‘Wanneer er nu een Woo-verzoek binnenkomt, duiken meerdere consultants in verspreide documenten. Hoe mooi zou het zijn als één iemand toegang krijgt tot een ruimte waar alle benodigde documenten staan? Nu wordt er veel gemaild: eerst binnen de overheid, vervolgens naar het consultancybureau en weer terug. Dat genereert uitstoot. Het kan efficiënter. Maar die veranderingen op het gebied van duurzaamheid vereisen wil en doorzettingsvermogen. Van tevoren moet duidelijk zijn wat de benodigde veranderingen opleveren, en welke winst daarmee te behalen valt. Wat is het overkoepelende belang? SSC-ICT moet hierin faciliteren met duidelijke doelen en processen, zodat de SSC-ICT’ers op hun beurt weten waar ze aan bijdragen. Zo bevorderen we samen de verduurzaming van onze organisatie.’

In een volgende editie van de Connect wordt verder ingegaan op de resultaten van de nulmeting en de daarbij behorende duurzaamheidsmaatregelen.